如何在Excel 2019中有效地使用数据透视图

文章来源:羽兔大学 发布时间:2020-07-31 浏览量:7


1、添加简单的数据透视图

创建数据透视表后,数据透视表将直接与该表的输出配合使用。数据透视表具有两个用于配置和设计输出的主菜单:“分析”和“设计”。“分析”选项卡包含将图表添加到数据透视表工作表的功能。

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(数据透视图按钮)

在工作表中选择图表时,您只会看到主菜单。如果您没有看到这两个菜单,请更快地单击“数据透视表”按钮以将其激活。

单击“数据透视图”按钮以打开配置窗口,您可以在其中基于电子表格中的数据设置数据透视图。

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(数据透视图配置)

打开的配置窗口要求您选择数据透视图类型。就像标准图表一样,数据透视图具有多种类型。有些图表比其他图表更适合于特定类型的数据。例如,折线图通过使用一条线到另一条线显示数据点来帮助您跟踪数据趋势。与条形图相比,这可能更易于查看和检测趋势。条形图以使您更容易量化数据的方式显示值。如果以后发现自己不喜欢所选的图表,则可以将其更改为其他类型。

对于此示例,数据显示2月份的会员费用。您可以使用数据透视图查看2月每一天的小计,以评估一周(或一个月)的哪几天最赚钱。然后,这可以导致对更好的营销进行进一步调查。本示例将列透视图添加到工作表。

当您从左侧面板中单击所需的图表类型时,窗口的上部将显示设计选项。每个数据透视图类型都有包括3D设计的子类型。选择这些选项之一,然后单击“确定”按钮。

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(创建新图表)

创建到工作表的数据透视图后,您可以对其进行检查并确保提供的信息正确地代表了数据。本示例将一个群集的柱形图添加到数据透视表工作表中。在每个示例中创建的每个总和值用于表示图表中的数据。请注意,这不仅仅是从显示的数据源导入的数据透视表数据。数据透视图还将从计算列中提取数据。

此示例的数据透视图是群集的柱形图,无法很好地显示数据。因为每个总和值都彼此接近,所以这些列看起来就像它们具有相同的值。您可以通过右键单击数据透视图并从上下文菜单中选择“更改图表类型”来更改图表的类型。将打开一个配置窗口,您可以在其中更改类型。

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(更改图表类型)

堆叠的条形图更适合此类数据,因为您现在可以根据计算所得的字段看到收入的微小变化。单击“确定”保存更改。

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(堆叠图表更改)

如果您在数据透视表工作表中设置了过滤器,则它们将在数据透视表中显示为下拉菜单。单击旁边带有下拉箭头的任何标签,您将看到用于设置过滤器的选项。应用过滤器时,您还可以过滤数据透视图中的数据。这些过滤器选项是在表中使用数据透视图的另一个原因。它们具有与数据透视图相同的功能。


2、添加其他图表元素

将简单的数据透视图添加到工作表后,您可以对其进行设计并向其中添加元素。在Excel 2019中使用标准图表时,已经添加了许多元素,包括标题,x和y轴以及图例。创建数据透视图会跳过标准图表中包含的许多元素。您可以在选择数据透视图时从“设计”主菜单中将这些元素手动添加到图表中。单击“图表布局”部分中的“添加图表元素”按钮,即可看到可以添加到数据透视图的选项。

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(图表元素列表)

单击这些元素中的任何一个以查看选项的子菜单。例如,您可能想要添加垂直轴和水平轴。将这两个元素添加到图表后,您可以同时为x和y轴添加轴标题,以标识每个轴所包含的数据。

选择这些附加元素中的任何一个,然后从子菜单中单击一个选项。Excel将新元素添加到您的数据透视图。例如,在“轴”子菜单中,选择一个垂直轴,并将其添加到数据透视表中。

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(添加垂直轴)

添加了垂直轴后,您应该为其添加标题,以便您的观众可以理解y轴上显示的信息。值从1到15,但是尚不清楚这些值代表什么。您知道它代表2月中的某天,但是读取此数据透视图的第三方将不知道没有标题的数字代表什么。您可以在图表中添加垂直和水平轴标题,以更好地解释数据。

再次单击“添加图表元素”,然后选择“轴标题”。在子菜单中,选择水平或垂直轴标题。对于此示例,添加了垂直轴标题以解释数据透视图中的垂直数据。

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(垂直轴标题)

默认文本将添加到标题,并且方向设置为“垂直”,以向读者表明这是垂直数据的标题。双击标题并输入您自己的标题。添加完文本后,单击数据透视图的任何其他部分,新文本现在成为轴的标题。在该示例中,标题“ Date”配置为垂直轴,以便读者理解每个数据点的数字都是日期。

通过在轴线上设置标签,您现在需要数据透视图标题。查看此数据透视图,您会知道数据是小计并跟踪成员资格。但是,如果将其发送给第三方,则读者可能无法理解数据或图表信息。图表标题可让读者知道数据透视表中存储的信息类型,而无需尝试解密数据透视表中的信息。

要添加标题,请再次单击“添加图表元素”按钮,然后选择“图表标题”。这将显示一个子菜单,您可以在其中确定标题的显示位置。大多数数据透视图设计人员选择将标题放置在数据上方。选择“在图表上方”,并显示一个占位符标题。

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(图表标题)

双击占位符文本,然后在文本框中键入新标题。此数据透视图的标题为“会员收入”。


3、更改图表的布局

Excel具有默认布局,可为图表设计设置默认布局,将透视图添加到工作表时可以看到该布局。添加数据透视图后,您不必再受默认设计的困扰。Excel 2019具有多种布局供您选择。这些布局的功能可在“图表布局”部分的“设计”选项卡中找到。

单击主菜单中的“快速布局”按钮,然后显示一个选项下拉列表。

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(布局选项)

将鼠标悬停在每个布局上,Excel将显示该布局中包含的元素和选项的列表。并非每种布局都适合您的数据透视表的设计。某些设计将在列中显示数字,因此此布局将在列中具有难以理解的偏斜数字。但是,有几种设计从标准的默认布局中添加了良好的功能和独特的格式。

将鼠标悬停在布局上时,Excel 2019会在数据透视图中为您提供预览,以便您知道更改布局后的外观。选择布局后,在下拉菜单中单击它,Excel会立即用选定的布局替换旧的设计。

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(已应用新布局)

请注意,此数据透视图中的线条现在具有不同的样式。它添加了将各列相互连接的线,以便您可以查看数据点中是否存在负向或正向趋势。


4、改变样式和颜色

将鼠标悬停在数据透视图上时,它的右侧会显示一个画笔按钮。此图标具有用于更改数据透视图的颜色和样式的选项。单击图标,然后显示样式列表。另外,您可以在“图表样式”部分的主菜单中看到这些样式。画笔按钮使您可以更轻松地查看样式,因为您可以向下滚动并一一查看。

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(更改样式和颜色菜单)

第一个标签是数据透视表设计选项窗口的“样式”部分。向下滚动列表,如果将样式应用于数据透视图,则可以看到样式的小预览。如果由于缩略图太小而看不到预览,则可以将鼠标悬停在您正在查看的样式上,并将其暂时应用于数据透视图。除非您单击样式,否则样式不会永久应用于透视表。顶部样式是当前应用于枢纽图表的样式,因此,如果您改变主意,只需单击第一种样式,然后返回到Excel首次创建时分配给枢纽图表的原始样式。

Excel还具有许多可应用于透视表的配色方案。与样式一样,默认颜色方案在创建时将应用到数据透视表。您可以使用自己的颜色自定义每个元素,但是这可能会花费很多时间,尤其是当您拥有包含大量添加的元素和设计的大型图表时。相反,您可以使用预制的Excel配色方案,该方案将在整个数据透视表上应用有吸引力的颜色组合。

与样式一样,您可以通过将鼠标指针悬停在特定的配色方案上来快速预览数据透视图的外观,然后Excel 2019在数据透视图中显示预览。同样,除非单击颜色方案将其选中,否则更改不会生效。如果您决定将颜色方案更改回原始颜色,请单击第一个颜色方案以将数据透视表更改回默认颜色。


5、切换行和列

创建数据透视表后,您可能需要切换数据显示方式。有时列应该是行,而行应该是列。您不必完全重做整个表并重新设计它。相反,您可以使用“切换行/列”按钮来更改数据透视表的行和列。该按钮位于主菜单中“设计”选项卡的“数据”部分中。

单击按钮后,行切换为列,而列切换为行。更改包括标签和数据。

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(切换行和列)

数据透视表也将反转其数据。在某些情况下,这将使透视表和透视表更好。在其他情况下,此更改可能会使数据透视表和图表无法读取。您可以再次单击该按钮以撤消更改。

数据透视图是对数据透视表的很好的补充,尤其是当您要显示数据的可视表示时。它还可以帮助第三方查看器了解您的数据,而无需深入数据透视表的每个部分。可以自定义这些图表,并在其创建后添加元素,以使其完全代表您的信息。


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